În unitățile și instituțiile de învățământ se creează documente. Aceste documente deținute de fiecare unitate cu personalitate juridică ar trebui inventariate, păstrate și folosite numai și numai în condițiile legii. Ele sunt constituite în unități arhivistice și ar trebui inventariate anual. Pentru aceasta trebuie efectuate diverse operațiuni specifice.
În aceste instituții există și documente financiar-contabile care trebuie ordonate, inventariate, selecţionate şi valorificate tot în condițiile date de anumite instrucțiuni și ordine specifice.
Orice instituție care are personalitate juridică, creatoare și deținătoare de documente, ar trebui să își constituie o comisie de selecționare, să își numească un responsabil cu arhiva, să întocmească un nomenclator arhivistic, să realizeze lucrări de selecționare, să prelucreze arhivistic documentele, să aibă niște registre cu o rubricatură specifică (pentru care sunt oferite modele în legislație) în care să fie consemnate atât intrările, cât şi ieşirile din gestiunea arhivei, etc. Toate aceste aspecte, dacă sunt prevăzute în legile statului român, ar trebui respectate, nefiind cu titlu facultativ pentru unele unități de învățământ și nici pentru unii angajați ai acestora.
Există totuși unii directori într-o zonă de nord a țării (G.I.T.) care pot scoate documente arhivate sau nu din unitatea manageriată după ,,pohta” inimii. Se pare că atunci când legea nu se respectă de către unii numiți în diferite funcții de conducere pot interveni diverși ,,opinatori” care fac constatări. Unora li se indică sudul și constatările sunt despre nord. Chiar dacă în clarificări solicitate exemplele, documentele, anii sau alte detalii vorbesc de la sine, unii responsabili într-un fel sau altul nu au ochi decât pentru câteva aspecte, foarte puține, restul fiind trecute cu vederea, din obișnuință, din neglijență sau din alte motive.
Se pare că lipsa unui arhivar trebuie în unele situații considerată ca ,,o îmbunătățire” a unei situații. La fel stă treaba și cu prelucrarea arhivistică.
Când conținutul unor documente arhivate este modificat pot interveni diverși angajați ai unor instituții ale statului care să ,,opineze” în urma unor activități. Opiniile sunt însă despre numerele de înregistrare, despre filele numerotate, despre ștampile sau certificări.
Ordinea unor activități privind gestionarea unor documente care necesită arhivare este una deloc de neglijat. La fel sunt și perioadele date prin instrucțiuni precise și asumate sau conținutul nomenclatoarelor arhivistice.
Orice activitate cu unele documente dintr-o arhivă ar trebui să apară în niște registre. Ar trebui să existe în unitățile creatoare de documente și registre de evidență, dar și registre de depozit.
Când nu există un arhivar, atunci accesul la unele documente, lucrul cu acestea, scoaterea lor din arhivă, copierea și înaintarea acestora poate fi încadrată de anumiți ,,opinatori” constatatori tot ca ,,o îmbunătățire a situației” unei arhive.
Dar, nici când același director înaintează unor inspectori școlari de la un Inspectorat Școlar dintr-o zonă de nord a țării diverse documente copiate, nearhivate, fără a avea o certificare sau un număr de ieșire din instituție, acest aspect nu reprezintă nici pentru unii șefi ierarhici, nici pentru mai marii acestora, nici pentru diverși ,,opinatori,” nici pentru unii specialiști sau ,,constatatori” un aspect care ar merita măcar atenție.
Și atunci se poate concluziona că există angajați în diferite instituții ale statului român care pot face oricând, orice și oricum cu documente, registre, lucrări, operațiuni.
Poate că pentru unii legea nu are importanță sau nu merită să fie respectată atât timp cât funcționează altceva care poate fi considerat de ei mai presus de lege. Și dacă nu este lege, este tocmeală, ,,acopereală,” cârdășie, combinații, încrengături, coloraturi sau alte aspecte care pentru unii pot înlocui legea.
Maria Tudose